La page Jour de passage est l’une des pages centrales de l’application.
Elle permet de gérer, pour une journée donnée, l’accueil des bénéficiaires, le suivi des passages et l’enregistrement des dépenses réalisées en épicerie.
Elle constitue l’outil opérationnel principal utilisé par les bénévoles à l’accueil tout au long de la journée.
Sélection de la journée de passage
L’utilisateur sélectionne la date de la journée de passage parmi celles créées au préalable.
La page affiche alors l’ensemble des créneaux horaires ouverts, ainsi que la liste des bénéficiaires positionnés sur chaque tranche horaire.
Lecture et identification des bénéficiaires
Les bénéficiaires sont affichés avec des codes couleurs directement associés à leur nom.
Ces codes permettent d’identifier immédiatement :
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le type de dossier (passage tous les quinze jours ou passage mensuel) ;
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les dossiers en situation de fin de droit.
Ces informations permettent, à l’issue du passage, d’informer clairement le bénéficiaire de l’existence ou non d’un prochain rendez-vous, en fonction de son statut et de sa situation ASF.
Enregistrement des dépenses
Pour chaque bénéficiaire présent, la page permet de saisir et de ventiler les montants dépensés selon plusieurs postes :
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le montant déduit de l’ASF lorsque le bénéficiaire en dispose ;
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la part prise en charge par l’association lorsque l’ASF est absente ou insuffisante ;
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le dépassement éventuel lorsque la dépense excède le reliquat ASF ;
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le montant réglé par carte bancaire.
Les champs de saisie sont automatiquement activés ou désactivés selon la situation du bénéficiaire, notamment en fonction de l’existence d’une ASF et de son reliquat.
Gestion des absences
Pour chaque bénéficiaire, il est possible d’indiquer son statut :
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présent ;
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absent excusé, lorsque le bénéficiaire a prévenu par téléphone ou par courrier électronique avant la date de passage ;
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absent non excusé.
Cette information permet d’optimiser l’organisation de la journée et d’alimenter les indicateurs de suivi des absences.
Commentaires et informations complémentaires
Un champ de commentaire est disponible pour chaque ligne.
Il permet notamment de consigner des informations transmises par le bénéficiaire lors de son passage, comme l’annulation d’un prochain rendez-vous ou toute indication utile à transmettre à l’équipe ou aux responsables.
Édition des documents de la journée
La page Jour de passage permet également l’édition de deux documents essentiels à la gestion quotidienne :
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La feuille de passage, qui permet de pointer manuellement les bénéficiaires afin d’indiquer s’ils sont passés ou non lors de la journée, indépendamment de la saisie des montants.
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La feuille de caisse, qui récapitule l’ensemble des sommes encaissées sur la journée. Elle prend en compte les paiements en espèces et par carte bancaire, avec la gestion d’un fond de caisse paramétrable.
Ces documents facilitent le contrôle, la traçabilité et les vérifications en fin de journée.
Accès aux informations complémentaires
Depuis chaque ligne bénéficiaire, des accès directs permettent :
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de consulter l’historique complet du bénéficiaire afin de répondre immédiatement à toute question ;
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d’éditer la fiche complète du bénéficiaire pour son passage du jour.
Ces accès rapides évitent les manipulations inutiles et garantissent une prise en charge fluide à l’accueil.
Objectif de la page
La page Jour de passage a pour objectif de :
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centraliser l’ensemble des opérations liées aux passages en épicerie ;
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fiabiliser la saisie et la répartition des dépenses ;
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assurer un suivi précis des présences et des absences ;
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faciliter la gestion de caisse et les contrôles de fin de journée ;
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améliorer la qualité d’accueil et le suivi des bénéficiaires.
