La page Gestion des créneaux de rendez-vous permet d’organiser, de structurer et de piloter les rendez-vous liés aux passages en épicerie.
Elle s’inscrit dans la continuité du module de création des journées d’ouverture et constitue l’outil central de planification des créneaux disponibles.
Finalité de la page
Cette page a pour objectif de :
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organiser les créneaux de rendez-vous associés aux journées de passage ;
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rendre visibles les créneaux existants pour une date donnée ;
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permettre la réservation et la gestion des passages en épicerie ;
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offrir une autonomie encadrée aux différents acteurs de l’épicerie.
Sélection des dates
La gestion des créneaux repose sur deux sélections distinctes :
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Date de référence
Elle permet de visualiser le nombre de passages possibles en épicerie et d’anticiper l’organisation globale. -
Date de rendez-vous
Elle affiche les créneaux déjà enregistrés pour la journée sélectionnée, tels qu’ils ont été définis lors de la création de la journée d’ouverture.
Ces sélections permettent de travailler de manière structurée, jour par jour.
Visualisation des créneaux existants
Une fois la date sélectionnée, la page affiche l’ensemble des créneaux déjà créés pour cette journée.
Chaque créneau correspond à une tranche horaire précise et peut accueillir un nombre défini de passages.
Cette visualisation permet :
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de connaître instantanément la capacité d’accueil restante ;
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d’éviter les surcharges ;
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de répartir les passages de manière équilibrée sur la journée.
Gestion et ouverture des créneaux à la réservation
En sélectionnant un créneau, il est possible :
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d’ajouter un nombre de passages autorisés dans ce créneau ;
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de définir les créneaux comme réservables.
Les créneaux peuvent être utilisés :
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par les bénéficiaires eux-mêmes via la réservation en ligne ;
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par les bénévoles chargés de l’accueil ;
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par les personnes en charge du secrétariat ;
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par les gestionnaires de dossiers lors de l’étude des situations.
Cette organisation permet une grande souplesse tout en conservant un cadre maîtrisé.
Réservations pour bénéficiaires connus ou nouveaux dossiers
Les créneaux peuvent être réservés :
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pour des bénéficiaires déjà enregistrés dans la base de données ;
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pour des personnes se présentant pour la première fois, dont le dossier est en cours d’étude.
Dans ce second cas, la demande de rendez-vous est transmise via l’application et doit être validée par un responsable avant d’être intégrée définitivement au planning des passages.
Validation par le responsable
Toute réservation issue d’une demande externe ou d’un dossier en cours d’étude peut nécessiter une validation préalable.
Cette étape permet :
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de garantir la cohérence du planning ;
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de s’assurer que les conditions d’accès sont réunies ;
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d’éviter toute planification non conforme.
Une fois validée, la réservation est intégrée automatiquement au planning des passages en épicerie.
Objectif de la page
La page Gestion des créneaux de rendez-vous vise à :
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structurer l’organisation des passages en épicerie ;
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fluidifier la prise de rendez-vous ;
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responsabiliser les différents acteurs de l’épicerie ;
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offrir une autonomie contrôlée dans la gestion des créneaux ;
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garantir une planification claire, lisible et efficace pour tous.
Elle constitue un maillon essentiel entre la création des journées d’ouverture et le suivi opérationnel des passages en épicerie.
