Le module Envoi d’e-mails permet de préparer et d’envoyer des messages personnalisés aux bénéficiaires directement depuis l’application.
Il s’appuie sur les modèles d’e-mails et les paramètres d’expédition configurés en amont, afin de garantir des communications cohérentes, fiables et rapides à mettre en œuvre.
Finalité du module
Ce module a pour objectif de :
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faciliter l’envoi de messages aux bénéficiaires ;
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standardiser les communications tout en conservant un haut niveau de personnalisation ;
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réduire le temps consacré à la rédaction et à l’envoi des e-mails ;
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sécuriser et tracer les échanges effectués depuis l’application.
Sélection du bénéficiaire
La première étape consiste à choisir le bénéficiaire destinataire de l’e-mail.
La sélection se fait simplement à partir de la liste des bénéficiaires disponibles dans l’application.
Seuls les bénéficiaires disposant d’une adresse e-mail renseignée dans leur fiche peuvent être sélectionnés pour l’envoi.
Choix du modèle d’e-mail
Une fois le bénéficiaire sélectionné, l’utilisateur choisit un modèle d’e-mail préalablement créé dans le module de gestion des modèles.
Le modèle définit :
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le sujet de l’e-mail ;
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la structure et le contenu du message ;
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les éléments de langage communs et validés par l’équipe.
Intégration automatique des variables
Le module intègre automatiquement les variables disponibles dans le message, sans saisie manuelle supplémentaire.
Parmi les variables couramment utilisées figurent notamment :
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la date ;
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l’heure ;
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le chargé d’émission ;
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l’échéance.
Ces informations sont injectées automatiquement dans le contenu de l’e-mail au moment de l’envoi, en fonction du contexte.
Choix de l’expéditeur et envoi
Avant l’envoi, l’utilisateur sélectionne l’expéditeur parmi ceux configurés dans le module dédié.
L’e-mail est ensuite envoyé directement par l’application, selon les paramètres définis (adresse d’envoi, nom affiché, gestion des réponses).
Cas d’usage courants
Ce module est particulièrement adapté pour :
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inviter un bénéficiaire à un rendez-vous ou à une étude de dossier ;
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envoyer un rappel suite à une absence ;
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informer un bénéficiaire d’une échéance ou d’un changement de situation, notamment en cas de fin de droits ;
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transmettre toute information standardisée nécessitant une communication claire et traçable.
Objectif du module
Le module Envoi d’e-mails vise à :
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améliorer l’efficacité des communications avec les bénéficiaires ;
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garantir l’uniformité et le professionnalisme des messages envoyés ;
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limiter les erreurs liées aux envois manuels ;
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offrir un gain de temps significatif aux équipes ;
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assurer une meilleure traçabilité des échanges dans le cadre du suivi social et administratif.
