Le module Paniers d’urgence est dédié à la gestion et à l’enregistrement des paniers d’urgence distribués par l’épicerie.
Il permet d’assurer à la fois un suivi administratif rigoureux, une traçabilité des aides accordées et une exploitation statistique fine des données.
Ce module répond à un enjeu central : documenter et encadrer une aide exceptionnelle, souvent accordée dans des situations de grande précarité.
Finalité du module
Le module a pour objectifs principaux de :
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enregistrer chaque panier d’urgence distribué ;
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suivre les bénéficiaires ayant reçu cette aide ;
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analyser l’origine géographique et sociale des demandes ;
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disposer de données fiables pour le pilotage de l’épicerie et les échanges avec les partenaires.
Création et enregistrement d’un panier d’urgence
Lors de l’enregistrement d’un panier d’urgence, les informations suivantes peuvent être renseignées :
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la date de distribution ;
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le nom et le prénom de la personne bénéficiaire ;
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la composition du foyer (nombre d’adultes et d’enfants) ;
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la ville d’origine ;
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l’origine de la demande ;
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la valeur marchande estimée du panier ;
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le numéro de facture, le cas échéant.
Ces éléments permettent de conserver une trace complète et homogène de chaque aide accordée.
Cadre décisionnel et suivi social
Selon les orientations définies par le bureau de l’association, le panier d’urgence peut être :
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une aide ponctuelle accordée une seule fois ;
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conditionné à l’ouverture ultérieure d’un dossier bénéficiaire ;
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associé à une visite ou un entretien avec un bénévole du secteur social, afin d’évaluer les difficultés réelles du foyer.
Le module permet ainsi d’inscrire le panier d’urgence dans un parcours d’accompagnement, et non comme une action isolée.
Facturation et conventions avec les CCAS
Lorsqu’une convention est en place avec un CCAS, le module permet d’intégrer les paniers d’urgence dans la facturation.
La valeur des paniers distribués à des personnes orientées par un CCAS peut être automatiquement reprise lors de l’édition de la facture adressée à ce partenaire, en fin de période.
Cette fonctionnalité garantit une gestion financière conforme aux conventions établies.
Exploitation statistique et analyse des besoins
Le module permet de produire des statistiques détaillées :
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par période et par mois ;
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par ville d’origine ;
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par origine de la demande ;
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par composition familiale ;
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sur la valeur totale des paniers d’urgence distribués.
Ces données facilitent :
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l’analyse des besoins réels du territoire ;
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l’anticipation des volumes de denrées nécessaires ;
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l’adaptation des approvisionnements de l’épicerie.
Recherche et consultation
Une fonction de recherche par nom et prénom est disponible dans la liste des paniers enregistrés.
Elle permet de retrouver rapidement un dossier et d’en consulter les détails.
Sous-modules de paramétrage
Le module intègre des sous-modules permettant de :
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gérer les villes d’origine des demandeurs ;
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configurer les origines des demandes (associations, partenaires, services orienteurs).
Ces référentiels garantissent une saisie cohérente et exploitable des données.
Liaison avec les fiches bénéficiaires et analyse de corrélation
Un mécanisme d’analyse de corrélation permet de relier un panier d’urgence attribué à une personne initialement inconnue de l’épicerie à une fiche bénéficiaire créée ultérieurement.
Lorsqu’un dossier bénéficiaire est ouvert par la suite, le panier d’urgence précédemment enregistré peut être automatiquement rattaché à la fiche correspondante, assurant ainsi une continuité dans le suivi.
Objectif du module
Le module Paniers d’urgence vise à :
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encadrer et tracer les aides exceptionnelles ;
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améliorer le suivi social des personnes aidées ;
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faciliter la facturation auprès des partenaires ;
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produire des analyses fiables pour le pilotage de l’activité ;
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renforcer la cohérence entre aide d’urgence et accompagnement durable.
