Planification des entretiens d’admission et d’échange social
La page Rendez-vous des chargé(e)s de mission – partie sociale est un espace réservé aux responsables et aux gestionnaires.
Elle permet d’organiser, de planifier et de mettre à disposition des créneaux de rendez-vous destinés aux entretiens d’admission et d’échange avec les familles.
Ce module joue un rôle clé dans l’accueil social et l’entrée des bénéficiaires dans le dispositif.
Finalité de la page
Cette page a pour objectif de :
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structurer la prise de rendez-vous pour l’admission sociale ;
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faciliter la mise en relation entre les familles et les bénévoles chargés de l’accompagnement social ;
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réduire les délais de prise en charge ;
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offrir une organisation claire et partagée entre les équipes.
Sélection du gestionnaire ou chargé de mission
La première étape consiste à sélectionner un gestionnaire ou un chargé de mission sociale.
Ce choix permet d’afficher uniquement les créneaux liés à la personne concernée et d’organiser son planning de manière individualisée.
Chaque chargé de mission dispose ainsi de son propre calendrier de disponibilités.
Gestion du calendrier des disponibilités
À partir du calendrier mensuel, le responsable ou le gestionnaire peut :
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définir des journées d’ouverture à la prise de rendez-vous ;
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créer un nombre de créneaux disponibles pour chaque date ;
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organiser les plages horaires selon les disponibilités réelles des bénévoles chargés de l’admission.
Ces créneaux constituent les créneaux officiels proposés pour les entretiens sociaux.
Mise à disposition des créneaux à l’accueil et au secrétariat
Une fois créés, les créneaux sont automatiquement mis à disposition :
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des personnes chargées de l’accueil ;
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du secrétariat ;
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des équipes administratives en contact direct avec le public.
Ces acteurs peuvent alors réserver un rendez-vous pour une famille, sans avoir à solliciter directement le chargé de mission.
Réservation d’un rendez-vous pour une famille
Lors de la prise de rendez-vous, un formulaire simple permet de :
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renseigner le nom et le prénom du responsable de famille ;
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ajouter un commentaire ou un élément de contexte ;
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sélectionner une date et une heure parmi les créneaux disponibles du chargé de mission sociale.
Cette simplicité de saisie permet de programmer rapidement un entretien, même lors d’un premier contact avec une famille encore inconnue du dispositif.
Objectif social et organisationnel
Ce module vise avant tout à :
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accélérer la prise de rendez-vous pour les entretiens d’admission ;
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améliorer la coordination entre bénévoles, accueil et responsables ;
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offrir aux familles un rendez-vous dans des délais courts ;
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garantir une organisation fluide et lisible de la partie sociale.
Objectif de la page
La page Rendez-vous des chargé(e)s de mission – partie sociale permet de :
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structurer l’entrée des familles dans le dispositif ;
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optimiser le temps des bénévoles chargés de l’accompagnement social ;
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améliorer la qualité de l’accueil et du suivi ;
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assurer une prise en charge rapide, humaine et organisée des situations sociales.
Elle constitue un pilier essentiel du parcours d’admission et du fonctionnement social de l’épicerie.
