La page Répartition des dossiers offre une vision globale et structurée du suivi social des bénéficiaires hors CCAS inscrits à l’épicerie.
Elle constitue un outil central pour les équipes sociales, permettant de piloter efficacement les dossiers, d’anticiper les échéances et de coordonner le travail des bénévoles.
Finalité de la page
Cette page a pour objectif de :
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centraliser le suivi social des bénéficiaires hors CCAS ;
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offrir une lecture rapide de la situation de chaque dossier ;
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faciliter la coordination entre les bénévoles chargés du suivi ;
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améliorer l’anticipation des rendez-vous et des fins d’accès.
Présentation du tableau des bénéficiaires
Le tableau regroupe l’ensemble des bénéficiaires concernés et présente, pour chacun, une synthèse complète des informations essentielles :
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Code bénéficiaire : identifiant unique du dossier.
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Suivi : initiales du bénévole ou du référent en charge du dossier.
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Nom et prénom du bénéficiaire.
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Prochain rendez-vous en épicerie, lorsqu’il est planifié.
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Rendez-vous d’étude de dossier, si celui-ci est prévu ou en cours.
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Date de fin d’accès à l’épicerie, avec un code couleur permettant d’identifier rapidement les situations urgentes ou expirées.
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Coordonnées : adresse e-mail et numéro de téléphone.
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Ville de rattachement.
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Composition familiale : nombre de personnes constituant le foyer.
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Quotient familial et reste à vivre, indicateurs clés pour l’évaluation sociale.
Cette présentation permet une compréhension immédiate de la situation globale du bénéficiaire.
Outils de suivi et d’anticipation
La page permet également d’enrichir le suivi social par des informations complémentaires :
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affectation ou modification du bénévole en charge du dossier ;
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indication de la journée habituelle de passage en épicerie ;
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planification d’une date de revoyure (mois et année) ;
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ajout d’un commentaire ou d’une information contextuelle sur la situation du bénéficiaire.
Ces éléments sont directement visibles dans le tableau, sans nécessiter l’ouverture complète de la fiche bénéficiaire.
Codes couleurs et lisibilité
Un système de codes couleurs est utilisé, notamment sur la fin d’accès, afin de :
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repérer rapidement les dossiers arrivant à échéance ;
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identifier les situations expirées ;
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prioriser les actions de suivi.
Cette lisibilité visuelle facilite le travail quotidien des équipes.
Objectif de la page
La page Répartition des dossiers vise à :
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offrir une vue synthétique et opérationnelle du suivi social ;
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améliorer la coordination entre les bénévoles ;
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sécuriser la gestion des échéances et des rendez-vous ;
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renforcer la qualité de l’accompagnement des bénéficiaires ;
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permettre une prise de décision rapide et éclairée.
Elle s’impose comme un tableau de pilotage essentiel pour assurer un suivi social structuré, cohérent et humain au sein de l’épicerie.
