La page Prendre un rendez-vous pour un bénéficiaire permet d’organiser et de planifier un rendez-vous dans le cadre de l’activité de l’épicerie, notamment pour les passages en épicerie ou pour l’étude d’un dossier social.
Elle est accessible aux responsables, aux bénévoles d’accueil, au secrétariat ainsi qu’aux personnes en charge de l’accompagnement social des familles.
Finalité de la page
Cette page a pour objectif de :
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centraliser la prise de rendez-vous pour les bénéficiaires ;
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offrir une procédure simple et encadrée de réservation ;
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garantir une organisation cohérente avec les créneaux disponibles ;
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assurer un suivi et une validation par les responsables.
Sélection ou saisie du bénéficiaire
La première étape consiste à identifier la personne concernée par le rendez-vous.
Deux possibilités sont proposées :
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Sélection d’un bénéficiaire existant parmi ceux déjà enregistrés dans la base de données ;
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Saisie manuelle d’un bénéficiaire (nom, prénom et éventuellement adresse e-mail) lorsque le dossier vient d’être ouvert ou est en cours de constitution.
Cette souplesse permet de gérer aussi bien les bénéficiaires connus que les nouvelles demandes.
Choix de la date et du créneau
Une fois le bénéficiaire identifié, l’utilisateur sélectionne :
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la date du rendez-vous ;
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un créneau disponible parmi ceux créés préalablement dans le module de gestion des créneaux de rendez-vous.
Seuls les créneaux ouverts et disposant de places disponibles peuvent être réservés, garantissant ainsi la cohérence du planning.
Confirmation et mise en attente de la réservation
Après sélection du créneau, la réservation est confirmée dans l’application.
La demande de rendez-vous est alors placée en attente de validation.
À ce stade :
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le responsable de l’épicerie est automatiquement informé de la demande ;
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aucune réservation définitive n’est encore inscrite dans le planning des passages.
Validation par le responsable
Le responsable dispose d’un droit de validation sur les demandes de rendez-vous.
Il peut :
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accepter la réservation, qui est alors intégrée au planning ;
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refuser la demande si les conditions ne sont pas réunies.
Cette étape permet de conserver une maîtrise complète de l’organisation et de l’accès aux créneaux.
Information du bénéficiaire
Une fois la réservation validée :
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le bénéficiaire est informé de l’acceptation de son rendez-vous ;
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la date et le créneau sont définitivement planifiés.
Cette notification permet d’assurer une communication claire et d’éviter les incompréhensions.
Objectif de la page
La page Prendre un rendez-vous pour un bénéficiaire vise à :
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fluidifier la prise de rendez-vous ;
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faciliter le travail des équipes d’accueil, de secrétariat et de suivi social ;
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encadrer les réservations par un processus de validation ;
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garantir une organisation fiable et lisible des rendez-vous ;
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améliorer l’information et l’accompagnement des bénéficiaires.
Elle constitue un élément clé du parcours bénéficiaire, depuis la première prise de contact jusqu’à l’intégration effective dans le dispositif de l’épicerie.
